Trước tình trạng thiếu hụt nhân lực ngày càng nghiêm trọng, để ứng phó và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp sản xuất luôn được yêu cầu nâng cao năng suất thông qua cải tiến công việc tại hiện trường. Một trong những khung phương pháp được sử dụng rộng rãi cho cải tiến công việc, đặc biệt trong ngành sản xuất, chính là ECRS.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những lợi ích của việc áp dụng ECRS để cải tiến nghiệp vụ, cách triển khai các biện pháp cải tiến, đồng thời giới thiệu những ví dụ cụ thể về cải tiến công việc.

 

Những nội dung chính trong bài viết này:

• ECRS là một khung phương pháp thể hiện 4 nguyên tắc cải tiến công việc, có mức độ tương thích cao với hệ thống sản xuất của Toyota.
• Eliminate (Có thể loại bỏ không?) → Combine (Có thể gộp lại không? Hay nên tách ra?) → Rearrange (Có thể thay đổi thứ tự hoặc bố trí nhân sự không?) → Simplify (Có thể đơn giản hóa không?), doanh nghiệp có thể xác định vấn đề và thực hiện cải tiến nghiệp vụ một cách có hệ thống.

1. ECRS là khung phương pháp của “4 nguyên tắc cải tiến công việc”

ECRS (đọc là: Ikurusu) là một khung phương pháp thể hiện 4 nguyên tắc cải tiến công việc. Đây là một khuôn khổ mang tính chiến lược, được cấu thành từ chữ cái đầu của 4 thuật ngữ dưới đây; theo đúng thứ tự này, các vấn đề được xác định và hoạt động cải tiến công việc được thúc đẩy.

4 nguyên tắc của ECRS:

• Eliminate (Loại bỏ): Loại bỏ những công việc không cần thiết
• Combine (Kết hợp và tách): Hợp nhất các công việc tương tự / tách nhỏ công việc khi cần
• Rearrange (Sắp xếp lại và thay thế): Thay đổi thứ tự công việc, vị trí thực hiện hoặc người phụ trách
• Simplify (Đơn giản hóa): Đơn giản hóa thao tác và quy trình làm việc

Phạm vi ứng dụng của ECRS rất rộng; trong những năm gần đây, phương pháp này được áp dụng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh đa dạng, không phân biệt ngành nghề hay loại hình hoạt động, nhưng về nguyên bản, ECRS có nguồn gốc từ ngành sản xuất. ECRS được cho là bắt nguồn từ việc được sử dụng nhằm trích xuất các vấn đề và thực hiện cải tiến công việc, qua đó nâng cao năng suất.

Mục tiêu và lợi ích trong ngành sản xuất

Việc áp dụng ECRS mang lại nhiều lợi ích cho ngành sản xuất, như nâng cao hiệu quả công việc thông qua cải thiện luồng công việc, và nâng cao chất lượng thông qua việc giảm thiểu sai sót. Dựa trên các mục tiêu và lợi ích chính sau đây, ECRS đã được nhiều doanh nghiệp triển khai:

• Dễ dàng xác định thứ tự ưu tiên của các biện pháp cải tiến công việc
• Có thể rà soát và điều chỉnh lại công việc cũng như phân công lao động
• Ngăn ngừa tình trạng công việc phụ thuộc vào cá nhân (tính cá nhân hóa)
• Có thể giảm thiểu lỗi trong quá trình làm việc
• Có thể kỳ vọng hiệu quả giảm chi phí

Dễ dàng xác định thứ tự ưu tiên của các biện pháp cải tiến công việc

Cải tiến công việc là điều bắt buộc phải thực hiện. Tuy nhiên, khi trực tiếp đối mặt với hàng loạt vấn đề đang tồn đọng, không ít trường hợp rơi vào tình trạng bối rối trước khi bắt tay vào thực hiện, với câu hỏi “nên bắt đầu từ đâu”.

ECRS chính là công cụ giúp xác lập lộ trình đó. ECRS là một khung phương pháp tiếp cận nhằm trích xuất vấn đề và triển khai các biện pháp cải tiến, dựa trên thứ tự các góc nhìn dưới đây, đồng thời đóng vai trò như công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên và mốc tiến độ (milestone):

• Eliminate: Có thể loại bỏ được không
• Combine: Có thể gộp lại được không? Hay nên tách ra thì tốt hơn?
• Rearrange: Có thể thay đổi thứ tự hoặc nhân sự không?
• Simplify: Có thể đơn giản hóa không?

Về cơ bản, bằng cách triển khai các biện pháp theo đúng thứ tự này, việc cải tiến công việc một cách hiệu quả sẽ được thúc đẩy.

Có thể rà soát lại công việc và phân công công việc

Trong các công việc hằng ngày đã trở nên như thói quen, có không ít trường hợp tồn tại những thao tác được thực hiện chỉ vì được bàn giao từ người tiền nhiệm, và được làm “một cách mơ hồ”.

Ngoài ra, cũng có những luồng công việc mà dù sẽ hiệu quả hơn nếu do cùng một người thực hiện, nhưng lại bị chia cho nhiều người phụ trách; hoặc ngược lại, sẽ hợp lý hơn nếu giao một phần công việc cho người khác đảm nhiệm.

Bằng cách kiểm kê công việc theo khung ECRS, thực hiện việc tích hợp hoặc tách rời công việc, đồng thời loại bỏ những công việc không cần thiết, có thể rà soát và điều chỉnh lại việc phân công công việc theo hướng phù hợp hơn.

Ngăn ngừa tính cá nhân hóa trong công việc

Khi công việc và luồng công việc trở nên phức tạp, sẽ dẫn đến việc cố định người phụ trách và làm phát sinh tính cá nhân hóa trong công việc. Đây là trạng thái rất xa so với tối ưu tổng thể. Cũng có thể lo ngại những rủi ro như công việc bị đình trệ nghiêm trọng khi người phụ trách đột ngột nghỉ làm hoặc nghỉ việc.

Bằng cách áp dụng ECRS để loại bỏ các công việc không cần thiết, cần hướng tới việc đơn giản hóa luồng công việc ở mức tối đa. Thông qua việc chuẩn hóa bằng tài liệu hướng dẫn và sắp xếp lại phân công công việc, có thể ngăn chặn tính cá nhân hóa và thúc đẩy tối ưu hóa tổng thể.

Có thể giảm thiểu lỗi thao tác

Khi loại bỏ các lãng phí trong công việc theo đúng khung ECRS, đồng thời hướng tới cải tiến thành các thao tác đơn giản và luồng công việc được đơn giản hóa, sự phối hợp liền mạch giữa các đơn vị công việc cũng sẽ được hình thành. Nhờ việc hợp lý hóa toàn bộ hoạt động nghiệp vụ, các lỗi thao tác cũng sẽ được giảm thiểu.

Hơn nữa, việc giảm lỗi thao tác còn mang lại các hiệu ứng thứ cấp như nâng cao chất lượng và cải thiện hơn nữa hiệu quả công việc, từ đó tạo ra một vòng tuần hoàn tích cực.

Có thể kỳ vọng hiệu quả giảm chi phí

Cùng với việc cắt giảm các công việc dư thừa và rà soát lại phân công công việc, tổng khối lượng công việc cũng được giảm nhẹ. Điều này sẽ góp phần trực tiếp vào việc cắt giảm chi phí nhân công, tiết kiệm lao động và giảm chi phí.

Kết quả là, việc điều chuyển nhân sự sang các bộ phận đang thiếu nhân lực cũng trở nên khả thi, qua đó thúc đẩy việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực quản lý vốn có.

2. Cách triển khai ECRS

Việc cải tiến công việc theo khung ECRS được thực hiện theo trình tự các chữ cái đầu, lần lượt xem xét và chuyển sang triển khai thực hiện.

Trước hết, ở bước Eliminate (Loại bỏ), xem xét các công việc không cần thiết, có thể dừng lại mà không gây vấn đề. Tiếp theo, ở bước Combine (Kết hợp và tách), xác định các công việc tương tự nên gộp lại để tăng hiệu quả, hoặc ngược lại, những công việc nên tách ra để thực hiện hiệu quả hơn.

Sau đó, ở bước Rearrange (Hoán đổi và thay thế), xem xét khả năng nâng cao hiệu quả công việc thông qua việc thay đổi thứ tự, địa điểm hoặc người phụ trách. Cuối cùng, ở bước Simplify (Đơn giản hóa), thực hiện đơn giản hóa công việc thông qua tiêu chuẩn hóa, tự động hóa.

Eliminate（Loại bỏ）

Ở bước Eliminate, mỗi cá nhân rà soát lại mục đích và lý do thực hiện của các công việc mình phụ trách, xác định những công việc không cần thiết và xem xét các công việc có thể dừng lại mà không gây ảnh hưởng. Ví dụ, trong số các công việc được kế thừa từ người tiền nhiệm, có thể tồn tại những công việc mà mục đích ban đầu đã trở nên không còn rõ ràng.

Ví dụ vấn đề đặt ra trong giai đoạn Eliminate

• Ngừng việc lập báo cáo mà không có ai kiểm tra hay sử dụng
• Loại bỏ các hạng mục kiểm tra trong thiết bị sản xuất có tính cần thiết thấp
• Ngừng các cuộc họp định kỳ chỉ mang tính báo cáo, mục đích không rõ ràng

“Loại bỏ” là bước đầu tiên cần thực hiện, vì nó trực tiếp giúp giảm tải công việc và cắt giảm chi phí.

Combine（Kết hợp và tách）

Ở bước Combine, xem xét liệu có thể nâng cao hiệu quả bằng cách hợp nhất các công việc tương tự do nhiều người khác nhau thực hiện hay không. Đồng thời, cũng xác định những công việc phức tạp mà việc phân tách cho nhiều người phụ trách sẽ hiệu quả hơn, từ đó xem xét việc tách ra.

Ví dụ vấn đề đặt ra trong giai đoạn Combine

• Tập trung các công việc đang được thực hiện ở nhiều bộ phận về một bộ phận duy nhất
• Gộp nhiều bảng checklist thành một bảng duy nhất
• Tách công việc kiểm tra do một người thực hiện thành các phần theo từng thiết bị đo

Bước “kết hợp và tách” mang lại lợi ích lớn cho người lao động trong việc dễ dàng thực hiện công việc, đồng thời hầu như không phát sinh chi phí.

Rearrange（Hoán đổi và thay thế）

Ở bước Rearrange, xem xét khả năng cải thiện hiệu quả bằng cách thay đổi thứ tự công việc, địa điểm làm việc hoặc người phụ trách.

Ví dụ vấn đề đặt ra trong giai đoạn Rearrange

• Thay đổi trình tự công việc từ “A → B → C” sang “B → C → A”
• Thay đổi vị trí đặt dụng cụ theo tần suất sử dụng
• Hoán đổi người phụ trách giữa công đoạn do một công nhân lành nghề đảm nhiệm và công đoạn do hai công nhân trung cấp đảm nhiệm

Ở bước “hoán đổi và thay thế”, có thể phát sinh thay đổi về phân công công việc đối với nhân viên, nhưng nhìn chung rào cản triển khai không quá cao.

Simplify（Đơn giản hóa）

Ở bước Simplify, xem xét việc đơn giản hóa công việc thông qua tiêu chuẩn hóa một phần thao tác, hoặc tự động hóa dây chuyền bằng cách đưa vào thiết bị sản xuất, thiết bị FA. Việc đơn giản hóa công việc có ý nghĩa rất lớn trong sản xuất, chẳng hạn như ngăn ngừa sự phụ thuộc vào cá nhân và ổn định chất lượng.

Ví dụ vấn đề đặt ra trong giai đoạn Simplify

• Chuẩn hóa mẫu báo cáo công việc
• Xây dựng tài liệu hướng dẫn thao tác
• Sử dụng camera để tự động nhận dạng, phát hiện và loại bỏ linh kiện bị thiếu hoặc dị vật

Tuy nhiên, khi việc đơn giản hóa đi kèm với việc đưa vào các thiết bị hoặc hệ thống mới, chi phí đầu tư sẽ rất lớn, vì vậy “đơn giản hóa” được đặt ở bước cuối cùng trong quy trình.

3. Ví dụ cụ thể về cải tiến và rà soát công việc theo ECRS

Là ví dụ cụ thể về cải tiến công việc bằng ECRS, dưới đây giới thiệu các hoạt động của Toyota Motor và MUJI.

Loại bỏ “7 loại lãng phí” – nền tảng của Hệ thống sản xuất Toyota

ECRS cũng là một khung phương pháp có mức độ tương thích cao với “Hệ thống sản xuất Toyota” nổi tiếng trên toàn thế giới.

Trong Hệ thống sản xuất Toyota, một cơ chế nhằm nhanh chóng cung cấp sản phẩm chất lượng cao đến người tiêu dùng được xây dựng dựa trên hai khái niệm sau:

• Tự động hóa có yếu tố con người (働化 – Jidoka): khi xảy ra bất thường, máy móc tự động dừng lại để ngăn ngừa phát sinh sản phẩm lỗi
• Just In Time: không ôm giữ lãng phí, rút ngắn lead time, sản xuất đúng thứ cần thiết, đúng thời điểm cần, với số lượng cần thiết

Nền tảng của hai khái niệm này chính là tư tưởng “loại bỏ triệt để lãng phí”, tức là loại bỏ muri (quá tải), mura (không đồng đều) và muda (lãng phí).

Tại Toyota Motor, việc loại bỏ 7 loại lãng phí tương ứng với Eliminate (Loại bỏ) trong ECRS được thực hiện một cách triệt để, bao gồm:lãng phí trong gia công, lãng phí tồn kho, lãng phí sản xuất thừa, lãng phí chờ đợi, lãng phí thao tác, lãng phí vận chuyển, lãng phí do lỗi và sửa chữa.

Chuẩn hóa công việc tại MUJI được thúc đẩy bởi việc xây dựng manual triệt để

Tại MUJI, thương hiệu do Công ty Ryohin Keikaku vận hành, những cải thiện rõ rệt về hiệu quả kinh doanh đã đạt được thông qua việc xây dựng manual, tương ứng với Simplify (Đơn giản hóa) trong khung ECRS.

Trước đây, MUJI gặp vấn đề là sự khác biệt trong kỹ năng, kinh nghiệm và know-how của từng quản lý cửa hàng dẫn đến sự chênh lệch trong vận hành giữa các cửa hàng. Biện pháp được triển khai khi đó là loại bỏ sự phụ thuộc vào cá nhân thông qua việc chuẩn hóa bằng manual một cách triệt để, từ đó nâng cao trình độ công việc và thực hiện chuẩn hóa.

Bộ manual nghiệp vụ cửa hàng “MUJIGRAM” có độ dài lên tới 2.000 trang, còn bộ “Tài liệu tiêu chuẩn nghiệp vụ” của trụ sở chính lên tới 6.600 trang. Ngoài ra, MUJIGRAM còn được cập nhật dựa trên các điểm cải tiến tại hiện trường, qua đó góp phần nâng cao nhận thức của nhân viên đối với hoạt động cải tiến công việc.

Tóm lại

ECRS là một khung phương pháp cụ thể và mang tính thực tiễn, giúp dẫn dắt việc xác định vấn đề cũng như cải tiến nghiệp vụ một cách liền mạch bằng cách triển khai các biện pháp theo đúng thứ tự của các chữ cái viết tắt.

Trong đó, “Eliminate (loại bỏ)” và “Combine (kết hợp và phân tách)” là những hạng mục có thể bắt tay vào thực hiện mà không cần tốn nhiều công sức hay chi phí. Như một phần của nỗ lực cải tiến liên tục và nâng cao năng suất, trước hết hãy bắt đầu từ việc rà soát, thống kê lại các nghiệp vụ hiện có.

XTMechanical Blog xin cảm ơn mọi người vì đã luôn dành thời gian, tình cảm cho chúng mình! Thông qua bài viết, chúng mình hy vọng có thể lan toả niềm đam mê và tiếp thêm động lực, kiến thức cho mọi người. Cuối cùng, dù bao nhiêu khó khăn, xin chúc các bạn luôn vững bước và thành công trên chính con đường mình đã chọn!

 

Tác giả: Nguyễn Văn Hoà

             Chu Văn Minh

 

Tham khảo:

ECRSとは｜トヨタにも浸透する「業務改善の4原則」を示すフレームワークの進め方 | 製造業関連のお役立ちメディアならNikken→Tsunagu